Effizientes Kapazitätsmanagement dank enger Zusammenarbeit
Die vergangenen Winter waren für Kinderspitäler in der Schweiz schwierig. Wegen der vielen Kinder mit Infektionen mit dem Respiratorischen Synzytial-Virus (RSV), Influenza (Grippe) und Corona (Sars-COV-2) waren die Betten auf den Stationen über Wochen voll und die Mitarbeitenden stark belastet.
Valentina Garic, die seit Juli 2024 als Klinikmanagerin der Pädiatrie KidZ arbeitet, entwickelte gemeinsam mit einem interdisziplinären Team bestehend aus Ärzteschaft und Pflege ein Konzept für das Kapazitätsmanagement weiter, das mittlerweile erfolgreich etabliert werden konnte.
Dashboard, Help Call, Supportnachtdienst
Das Kapazitätsmanagement besteht aus mehreren Modulen und Massnahmen. Neu entwickelt wurden:
- Dashboard Kapazitätsmanagement: Ein Dashboard mit Echtzeitdaten im Klinikinformationssystem LUKiS zeigt die aktuelle Auslastung und verfügbare Ressourcen. Die zusätzlich integrierte Vorhersage von erwarteten Aufnahmen und Entlassungen hilft, die Planung vorausschauend zu gestalten.
- Help Call: Die Schichtleitung oder Notfallkoordination kann bei Personalknappheit eine Konferenzschaltung mit allen anderen Abteilungen im KidZ auslösen, um schnell und effizient Hilfe zu rekrutieren.
- Supportnachtdienst Pflege: Ein zusätzlicher Nachtdienst wird jeweils auf der Abteilung eingesetzt, wo der grösste Bedarf besteht.
Mich begeistert das interprofessionelle Denken und die gute Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Berufsgruppen.
Valentina Garic, Klinikmanagerin Pädiatrie
Module im Billardkugelsystem
«Wir visualisieren in der internen Kommunikation das modulare Kapazitätsmanagement in Form eines Billard-Spiels», erklärt Valentina Garic. «Jede Abteilung, jedes Modul stellt eine Billard-Kugel dar. Gelbe Kugeln werden bei Bedarf im interprofessionellen Huddle selber 'gespielt', also aktiviert, für die andersfarbigen Modul-Kugeln ist ein Entscheid der Kinderspitalleitung nötig.»
Zu den gelben Modulen gehören die Schaffung von zusätzlichen Bettenkapazitäten auf den Abteilungen für Kinderchirurgie, Neonatologie (für Kleinkinder unter 6 Monate) und auf einer vorübergehenden «Bettenstation» des Kinder- und Jugendnotfalllzentrums (KJNO). Es gibt weitere blaue, rote oder weisse Module, die bei Bedarf eingesetzt werden können.
Tägliches interdisziplinäres Huddle
In den Wintermonaten treffen sich Ärztinnen, Ärzte und Pflegefachpersonen der jeweiligen Fachabteilungen täglich zu einem kurzen Austausch (Huddle). Sie besprechen anhand des Echtzeit-Dashboards die aktuelle Situation und entscheiden gemeinsam, ob Massnahmen oder Module aktiviert werden müssen.
Durch das Kapazitätsmanagement wird der Zusammenhalt und das gegenseitige Verständnis gestärkt. Man denkt als Gesamt-KidZ und nicht nur in seinen eigenen Abteilungen.
Valentina Garic
In ihrer neu geschaffenen Funktion der Klinikmanagerin koordiniert Valentina Garic nicht nur das Kapazitätsmanagement, sondern hat auch die Verantwortung für die Dienstplanung der Assistenzärztinnen und -ärzte der Pädiatrie und ist zentrale Ansprechperson für diese. «Wir werden die Dienstpläne stetig weiter optimieren, damit wir sowohl den Wünschen der Mitarbeitenden als auch den Bedürfnissen des Spitals gerecht werden», erklärt Valentina Garic. «Hierbei setzten wir auf KI-gestützte Dienstplanung, die wir als erste Klinik am LUKS im Bereich der ärztlichen Planung in einem Pilot-Projekt testen.»
Valentina Garic werden die spannenden Aufgaben so bald nicht ausgehen.
