Lean-Projekt Kinderchirurgie optimiert die Patientenorientierung

«Das Lean-Konzept stammt ursprünglich aus Japan», erklärt Karin Schleiss, Abteilungsleiterin Pflege Kinderchirurgie. «Ziel ist, Prozesse zu verschlanken, zu vereinfachen und zu standardisieren. Alle Abläufe sollen aufeinander abgestimmt sein, die Patientin oder der Patient steht immer im Mittelpunkt.» Was so einfach und selbstverständlich klingt, ist eine Herausforderung für ein Spital. Denn Abläufe sind oft komplex, situationsabhängig, und sie involvieren Personen aus unterschiedlichen Berufsgruppen und Fachdisziplinen.  

Die Kinderchirurgie des KidZ startete im Herbst 2023 ein Lean-Projekt, um künftig dank reibungslosen Abläufen weniger Zeit für interne Abstimmungen aufwenden zu müssen und dadurch mehr Zeit für die Patientinnen und Patienten zu haben. «Initialzündung war ein Besuch in der Universitätsklinik für Kinder- und Jugendchirurgie in Graz in Österreich, die mit ihrem Lean-Projekt sehr erfolgreich waren», sagt Dr. med. Hannah Luz, Ärztin. 

«Unser Lean-Projektteam bestand aus rund 15 Personen aus Ärzteschaft, Pflege und Therapien. In der Anfangsphase hospitierten einige von uns tageweise bei einer anderen Berufsgruppe, um ein besseres Verständnis für deren Tagesabläufe zu bekommen. Je nach Thema bezogen wir im Projektverlauf weitere Supportbereiche wie z.B. Informatik mit ein. Sehr wichtig für uns war die grosse Unterstützung durch unser professionelles Lean-Team am Luzerner Kantonsspital (LUKS) sowie durch einen externen Lean-Spezialisten». «Das Projekt forderte von den Mitarbeitenden viel Flexibilität und Bereitschaft, sich auf Neues einzulassen», ergänzt Karin Schleiss. «Dafür sind wir sehr dankbar.»  

Patientenboards, Stationsarztrolle und mehr 

Zu den Kernelementen, die dank Lean auf der Kinderchirurgie eingeführt wurden, gehört das Patientenboard im Patientenzimmer. Dieses gibt Patientinnen, Patienten und ihren Angehörigen Orientierung: Auf dem Board stehen u.a. die Namen des Behandlungsteams, die am jeweiligen Tag anstehenden Termine sowie das geplante Austrittsdatum. Auch Fragen der Eltern können auf dem Board notiert werden, damit sie bei der nächsten Visite nicht vergessen werden. Kinder und Eltern fühlen sich so in die Visite integriert. 

Ein grosser Fortschritt aus Sicht von Karin Schleiss ist auch die neue Rolle der Stationsärztin oder des Stationsarztes. Eine Ärztin oder ein Arzt arbeitet für jeweils für einen Tag als Stationsarzt oder -ärztin auf der Abteilung und ist von Operationen freigestellt. «Zuvor teilten sich mehrere Ärztinnen und Ärzte diese Aufgabe», verdeutlicht Karin Schleiss. «Zwischendurch mussten sie immer wieder mal in den OP. Für uns Pflegefachpersonen war es oft zeitaufwändig und kompliziert, sie zu erreichen, und geplante Austritte verzögerten sich oft. Dank der neuen Rolle können die Austritte nun pünktlicher stattfinden und wir können Fragen oder Anliegen von Eltern schneller klären.» 

Eine bessere Abstimmung teamintern und zwischen den Teams wird durch tägliche kurze Treffen von definierten Personenkreisen zu festen Uhrzeiten erreicht. In diesen sogenannten Huddles werden aktuelle Informationen ausgetauscht und Aufgaben für die nächsten 24 Stunden abgestimmt. So kommt es in den Zeiten dazwischen zu weniger Fragen oder Störungen. «Zudem haben wir mehr Verbindlichkeit im Alltag erreicht», meint Karin Schleiss. «Wartezeiten, weil man jemanden nicht erreichen konnte, haben sich deutlich reduziert.»  

«Auch das Lean-Prinzip der Direkterledigung hat uns Zeitersparnis gebracht», ergänzt Dr. med. Hannah Luz. «Auf den Visiten haben wir nun immer ein Laptop dabei. Verordnungen können dadurch sofort erstellt werden.» 

Messbare Erfolge  

Dr. med. Hannah Luz sieht noch einen weiteren grossen Fortschritt: «Im Lean-Projekt hatten wir eine offene Atmosphäre, in der wir alles hinterfragen konnten. Sogar die traditionelle Chefarztvisite, bei der vorher bis zu 25 Personen während einer Stunde von Zimmer zu Zimmer mitliefen. Stattdessen gibt es nun eine schlanke Visitenstruktur. Einmal pro Woche haben wir sogenannte Teaching-Visiten, wo wir Fälle ausserhalb des Patientenzimmers sehr detailliert und in der Tiefe mit den erfahrenen Kaderärztinnen und -ärzten besprechen.»  

Mittlerweile gilt das Projekt auf der kinderchirurgischen Station als abgeschlossen. Gemäss Lean-Prinzip werden stetig weitere Verbesserungen angestrebt. Hierfür gibt es eine interprofessionelle Ideen-Tafel («Kaizen»-Board), auf der alle Mitarbeitenden unkompliziert Verbesserungsvorschläge notieren können. Diese werden regelmässig geprüft und wenn möglich sofort umgesetzt. 

Der Erfolg des Lean-Projekts ist dank dem datenbasierten Vorgehen messbar, z.B. in Form reduzierter Wartezeiten, deutlich weniger Störungen (z.B. durch Telefonate oder Klingelrufe) und höherer Mitarbeiterzufriedenheit. 

Im gesamten KidZ durchlaufen nun alle Stationen und Ambulatorien bis zum Umzug in den Neubau eine Lean-Transformation. Denn die Räume sind entsprechend den definierten Lean-Prozessen gestaltet. Damit Eltern und Kinder künftig noch besser aufgehoben sind.