LUKiS-Bulletin

Freitag, 25. Oktober, 17:00 Uhr

Diese Woche steht ganz im Zeichen der ersten Zwischenbilanz.
Zu Reden gibt in einigen Medien unser LUKSLink, der neue digitale Zugang der externen Haus- und Fachärzte auf die Patientenberichte und -informationen in LUKiS.

LUKSLink – oder: Was wünschen unsere Haus- und Fachärzte?
Ja, mit unserem LUKSLink haben wir Reaktionen unter der Ärzteschaft ausgelöst. Die einen begrüssen die neuen Möglichkeiten, die anderen lehnen sie ab und wollen genau wie bisher weiterarbeiten.
Auch in engem Kontakt mit den Ärztegesellschaften suchen wir nun Lösungen für beide Gruppen. Diese Woche haben wir alle Arztpraxen mit Zusatzinformationen versorgt. Zudem bauen wir den Support weiter aus. Verbesserungen und weitere Informationen für die Praxen folgen. Gefreut haben uns auch Echos wie dieses: «Gewiss, es besteht noch Verbesserungsbedarf. Wir kommen aber schon ganz gut zurecht und vor allem verstehen wir, dass Ihr mutiger Schritt in die Zukunft anfangs etwas holprig sein muss. Wir haben grosses Verständnis und Geduld für die Mitarbeiter des LUKS und nehmen Sie als sehr engagiert war».
Danke sehr für dieses Kompliment. Wir bleiben dran, damit möglichst bald nichts mehr holpert.

Nächster Schritt Patientenportal MeinLUKS: Start mit Testphase
Eine der Lehren aus der Lancierung des Ärzteportals ist, dass wir beim Patientenportal MeinLUKS zuerst mit einer Testphase starten werden. Mit einigen unserer Abteilungen und Patienten, die sich speziell interessieren, lancieren wir im Dezember ein Pilotprojekt, um Erfahrungen zu sammeln. Informationen dazu folgen.

Und noch ein Wort zur Winterzeitumstellung am Wochenende
Wenn der Tag ausnahmsweise einmal 25 oder im Frühling dann 23 Stunden hat, ist das für ein digitales System, das neu läuft, eine ungewohnte Situation. Für uns heisst es: Wir checken heute Freitag und morgen Samstag unsere gesamten Prozesse und kontrollieren, dass alle Abläufe und Geräte parat sind.
Checks sind übrigens schon bei früheren Zeitumstellungen regelmässig durchgeführt worden, um sicherzustellen, dass diese Übergänge im ganzen Spital reibungslos funktionieren.

Wir wünschen Ihnen allen ein gutes Wochenende mit dieser einen geschenkten Stunde mehr. Geniessen Sie es – es wird schön.

Mittwoch, 23. Oktober, 20:00 Uhr

Zwei intensive Tage mit Mitarbeiterinformationen an allen drei Standorten liegen hinter uns: Grosses Interesse, hohe Aufmerksamkeit, kritisches Mitdenken, wertvolle Hinweise – von Seiten des LUKiS-Projekts genauso wie von den Anwenderinnen und Anwendern. Allen ist bewusst, dass noch einiges an Arbeit vor uns liegt.

Der konkrete Dank
Unser CEO Benno Fuchs betonte bei seinem Dank an alle Mitarbeitenden nochmals die besonderen Dimensionen des Projekts – sowohl von der Grösse wie auch vom konsequenten qualitativen Ansatz her. Die Geschäftsleitung ist sich des geleisteten Sondereinsatzes bewusst. Bezüglich der geleisteten Mehrstunden sind Lösungen in Vorbereitung. Sehr gut angekommen sind zudem die vom LUKS spendierten kleinen Aufmerksamkeiten bei gewissen Znünipausen.

Drehscheibe LUKiS-Zentrale
Philipp Weder, als Adoption Lead verantwortlich für den Support durch die LUKiS-Zentrale, zeigte eindrückliche Zahlen:

• Rund 13'300 User-Anfragen gingen im ersten Monat seit Go-Live ein, wovon 83% bereits beantwortet werden konnten. Von den restlichen knapp 2500 Tickets beinhalten 500 Optimierungsanfragen, die wie geplant im 1. Quartal 2020.angegangen werden.
• Die Anfragen betrafen in den ersten Tagen wie erwartet vor allem das Scanning und Hardware (wir haben über 5000 neue Geräte im Einsatz). Viel weniger Probleme als gedacht gab es bei den Logins, der User Security, bei Standardlaborprozessen oder bei der Übersetzung.
• Früher als prognostiziert stellten sich hingegen gewisse Abläufe als unklar heraus. Diese sind wir am Verbessern. Umgekehrt konnte bereits festgestellt werden, dass der Dokumentationsaufwand bei IPS-Verlegungen pro Patient mit LUKiS deutlich geringer wurde.

Gesamtsicht auf das Projekt
Projektleiter Xaver Vonlanthen erläuterte anhand des Epic-Phasenplans, wo wir aktuell stehen und wie wir nun weitergehen. Mit dem Go-Live haben wir nun Phase 5 von 6 erreicht; bis Ende März geht es primär darum, Routine zu gewinnen.

• Rückblick Top-Ten: Während den ersten vier Wochen gab es täglich Meetings von Geschäftsleitung und Projektleitungsausschuss zu den Hauptthemen, die uns beschäftigten. Das waren und sind aktuell noch vor allem übergreifende Prozesse wie Verlegungen, Medikation, Briefmanagement und das neue Zuweiserportal LUKSLink.
• Die Mitarbeitenden wurden jeweils via COYO informiert.
• Verschiedene Arbeitsgruppen sind bei diesen Top-Themen und weiteren kleineren Optimierungen an der Arbeit.
• Die Top-Ten-Meetings werden auf zwei Treffen pro Woche reduziert.

Impressionen von den Mitarbeitenden
Petra Ming als Leiterin der Kommunikation präsentierte einen kurzen Film mit ersten Erfahrungen der Mitarbeitenden zu LUKiS. Das Echo reicht von «verbesserungsfähig», «besser als erwartet» bis «richtig gut».

• Die Aufnahme der Infoveranstaltung und der Kurzfilm werden ebenfalls für die Mitarbeitenden in COYO aufgeschaltet.
• Sie zeigte, dass die Nutzerzahlen in COYO ziemlich genau mit den dort publizierten Ticketlösungen korrespondieren.
• Mittlerweile sind dort über 500 Workspaces von Arbeitsgruppen eingerichtet und mehr als 7300 Dokumente zu LUKiS aufgeschaltet.

Wie weiter?

• Aktuell wird unter Hochdruck an den bekannten Top-Themen gearbeitet. Ziel ist, innerhalb von 100 Tagen quer durchs System gute Lösungen zu haben.
• Die LUKiS-Hotline und die Fachgruppen bleiben aktiv. Das Neuste wird jeweils im Mitarbeiterportal COYO veröffentlicht.
• Diese Woche ist zudem eine Medienmitteilung im Sinn einer Zwischenbilanz geplant, und heute wurde ein Informationsschreiben an die Haus- und Facharztpraxen zur Unterstützung bei LUKSLink verschickt.

Freitag, 18. Oktober, 20:00 Uhr

Am 21. und 22. Oktober sind die Mitarbeitenden nun an den Standorten Luzern, Sursee und Wolhusen zu LUKiS-Informationsveranstaltungen eingeladen. Wir werden nach den ersten 30 Tagen über den Stand der Einführung, die bisherigen Erfahrungen und die nächsten Schritte informieren.
Nach Abschluss der internen Veranstaltungen schalten wir das nächste Bulletin auf. Geniessen Sie das Wochenende.

Mittwoch, 16. Oktober 2019, 19:00 Uhr

Parallel zu den übrigen LUKiS-Arbeiten werden Informationsveranstaltungen für alle Mitarbeitenden vorbereitet.

Idee von Patientenseite
Unsere Patientinnen und Patienten haben die Digitalisierung unseres Spitals im Grossen und Ganzen gut aufgenommen. Die Wartezeiten halten sich in Grenzen. Das Verständnis für die Komplexität der Einführung ist sehr gross. Dafür geht ein herzliches Dankeschön an unsere Patientinnen und Patienten.
Ein stationärer Patient hat uns einen wichtigen Hinweis gegeben: Es irritiere etwas, dass unsere Fachkräfte neu mit Handys und Tablets unterwegs seien. Er schlägt deshalb vor, unsere neuen digitalen Geräte mit Hilfe eines Klebers eindeutig als Arbeitsinstrumente zu kennzeichnen. Danke, das wird gemacht! Die grossen «Unser Spital geht digital»-Kleber in allen LUKS-Häusern werden nun auch kleinformatig produziert und entsprechend eingesetzt.

Montag, 14. Oktober 2019, 18:00 Uhr

Wie aus Epic-Umsetzungen an anderen Kliniken bekannt und erwartet, zeigen sich nun interessante und kreative Work-Arounds: Das sind Versuche, das System «auszutricksen»und weiterhin die «alten» Prozesse zu leben. Das Thema hat es in die heutigen «Top-10» geschafft.

Von Machtworten, Tickets, Abhängigkeiten 
Der Ball beim «Prozesse einhalten» wird nun auch Richtung LUKS-Führung gespielt. Neue Prozesse werden erst wirksam, wenn sie unternehmensübergreifend definiert und gelebt werden. Interessantes auch bei den Tickets: Die gute Nachricht ist, dass wir viel weniger offene Fragen haben als Tickets. Des Rätsels Lösung ist, dass man oft einfach ein weiteres und identisches Ticket schreibt, wenn eine Antwort auf sich warten lässt. Gute Antworten brauchen einfach Zeit. Und last but not least: Digitalisierung heisst auch Vernetzung. SAP macht uns immer noch zu schaffen. Wir müssen einen Zacken zulegen, auch punkto Zusammenarbeit. Digitalisierung ist wie das echte Leben: So vieles ist voneinander abhängig. 

Sonntag, 13. Oktober 2019, 19:00 Uhr

Die beiden LUKiS-Zentralen an den Standorten Wolhusen und Sursee sind mittlerweile aufgelöst worden. Ruhiger Wochenausklang mit vereinzelten Anwenderfragen via Call-Center an die LUKiS-Zentrale Luzern. Das Spektakulärste an diesem Wochenende war sicher das unglaublich schöne Herbstwetter. Viele persönliche Batterien konnten wieder aufgefüllt werden.

Support wird geklärt
Die neue Woche steht ganz im Zeichen des Aufbaus der zukünftigen LUKiS-Supportorganisation für interne und externe Nutzerfragen. Es zeigt sich, dass – unabhängig von LUKiS – viele Anwendergruppen in ihrem Umfeld mit einem Zuviel an Information und Administration konfrontiert sind. Ein Phänomen, das die meisten Menschen in ihrem beruflichen Umfeld kennen. In dem Moment, in dem eine spezielle Information dann effektiv gebraucht wird, besteht weder die Geduld noch die Zeit, sich beispielsweise in ein Benutzerhandbuch zu vertiefen oder Fragen / Antworten durchzuackern. Hier sind neue Lösungen in der Zusammenarbeit und der Kommunikation gefragt. «Just in time» könnte auch beim Support ein Ansatz sein.

Zentrale Prozesse werden weiter optimiert
Bei einigen Schwerpunktthemen (Prozesse und Schnittstellen) sind weiterhin Fachgruppen an der Arbeit. Das Ziel ist, am 21. Oktober 2019 den Mitarbeitenden zu zeigen, wie die Lösungen aussehen.

Donnerstag, 10. Oktober 2019, 18:00 Uhr

Tag 20 mit LUKiS. Unser Hauptfokus bleibt bei der internen Verlegung des Patienten, beim Medikationsprozess und beim Briefmanagement. Hier wollen wir eindeutig mehr erreichen. Kleinere Themen können laufend abgearbeitet werden.

Verbindungen zu Zuweisern und Patienten
Beim LUKSLink – der Nahtstelle zum externen Haus- oder Facharzt oder zu anderen Spitälern – zeigen sich grosse Unterschiede: Was an einem Ort klappt, funktioniert anderswo noch nicht wunschgemäss. Wir haben teilweise LUKiS-Personal vor Ort, um Initialsupport zu leisten.
Gleichzeitig gleist ein Team in- und externe Massnahmen zum Start unseres Patientenportals MeinLUKS auf. Ziel ist, MeinLUKS mit deutlichem Abstand vor dem nationalen Projektstart des elektronischen Patientendossiers (ePD) zu lancieren, damit die Unterschiede klar vermittelt werden können. Das ePD sammelt Gesundheitsinformationen, ähnlich wie der lebenslange Impfausweis. Unser MeinLUKS hingegen begleitet aktiv und interaktiv durch die laufenden Behandlungsphasen an unserem Spital.

Grosse Zwischenbilanz nach 30 Tagen
Ebenfalls festgelegt wurde jetzt, dass wir am 21. Oktober zuerst alle unsere Mitarbeitenden und anschliessend die Öffentlichkeit über den Zwischenstand von LUKiS informieren.

Mittwoch, 9. Oktober 2019, 20:00 Uhr

Mittlerweile ist die temporäre LUKiS-Zentrale schon drei Wochen rund um die Uhr im Einsatz. Im Moment steht zur Diskussion, unsere Zentrale noch bis Ende Oktober weiter zu führen.

Nähe, kurze Wege und der direkte Austausch bringen weiter
Diese neue Art der Zusammenarbeit – alle Analysten, das Build-Team, die Super-User, die fachverantwortlichen Champions, die Projektleitung und das Call-Center konzentriert am gleichen Ort – hat sich sehr bewährt. Hier finden sofort und unkompliziert immer die richtigen Köpfe zusammen, um bei vielschichtigen Prozessen und Fragen fachlich in die Tiefe zu gehen. Effizienz und Effektivität pur.

Die LUKiS-Zentrale ist auf dem LUKS-Gelände am Standort Luzern in den grosszügigen Räumen der ehemaligen Höheren Fachschule Gesundheit, heute xund.ch, untergebracht. Die Xund hat uns ihr altes Ausbildungszentrum zur Zwischennutzung überlassen, nachdem sie Anfang September ihren Neubau bezogen hat.

Dienstag, 8. Oktober 2019, 17:00 Uhr

Keine Neuigkeiten. Die LUKiS-Teams sind dran; in den Kliniken und Abteilungen läuft der Alltag. Tag 18 mit LUKiS – maximal 100 Tage geben wir uns, bis alles abgestimmt läuft und wir eine Zwischenbilanz ziehen. Kooperation und Koordination bedeuten Schwerarbeit für eine Organisation. Wir machen Hausaufgaben, gehen bekannte Baustellen an, vernetzen, ordnen, klären, vergleichen (weshalb läuft etwas in einer Abteilung und in einer anderen nicht), stimmen ab. Auch Abteilungen, die bisher mehr oder weniger solo unterwegs waren, sind Teil der neuen Qualität der Zusammenarbeit.

Substanz statt Change
Es gibt klare, offene Diskussionen – jetzt mit den Erfahrungen im neuen System. Tabu sind einzig saloppe «Change»-Sprüche. Da haben wir eine Allergie. Unser Spital ist über 100 Jahre alt und steht seitdem täglich im Change. Was wir jetzt machen, ist weit mehr: Wir entwickeln unsere Substanz und Leistung in einer neuen Gesamtsicht konzentriert für unsere Patienten weiter.

Montag, 7. Oktober 2019, 18:00 Uhr

Konzentrierte Arbeitsatmosphäre am LUKS. Die bekannten übergreifenden Vernetzungsthemen (Medikation, interne Verlegung) und Spezialfragen in den einzelnen Epic-Modulen werden weiter bearbeitet. Zudem sind viele Detailpendenzen in Bearbeitung. Einige Stationen erwarten Klärung, Vereinfachung oder nochmalige Schulung in Form von Hörsaal-Veranstaltungen oder Info-Posts in COYO.

Grosse Bandbreite der Meinungen – keine Altersfrage
Unsere Mitarbeitenden geben auch Feedback. Die LUKS- und LUKiS-Verantwortlichen sind oft persönlich an den Standorten unterwegs, zudem gibt es Briefkästen für Meinungen und eine Extra-Mailadresse. Auch Videostatements werden gesammelt. Die Vielfalt der Rückmeldungen reicht von «gefällt mir nicht» bis zu «ist ja viel besser als gedacht».

Interessanterweise ist die Einschätzung völlig altersunabhängig: Es gibt skeptische Junge genauso wie LUKiS-/Epic-Fans um die 60, denen sich eine neue Welt auftut. LUKiS ist ein strukturiertes Tool, das eine enorme Übersicht schafft. Wir werden die Frage weiterverfolgen, welches die Akzeptanz-Faktoren sind.

Callcenter und der Vorteil der mündlichen Anfrage
Die LUKiS-Zentrale war von Beginn weg überrascht, wie viele User-Anfragen schriftlich via HEAT-Portal eingereicht wurden – was das Callcenter im ersten Ansturm sehr entlastet hatte. Mittlerweile ist erkannt, dass telefonische Anfragen auch klare Vorteile bringen: Vieles geht mündlich einfacher als schriftlich. Zudem hat das Callcenter einen Leitfaden zur Hand und kann sofort alles nötige rückfragen, was bei der Problemlösung hilft. Auch da: Me muess einfach rede metenand – das heisst insbesondere auch zuhören –, speziell in Umbruchsituationen.

Samstag, 5. Oktober 2019, 18:00 Uhr

An unseren drei Standorten ist trotz Wochenende einiges los. Die Kolleginnen und Kollegen in den Kliniken und Abteilungen bewältigen viel Ungeplantes. Souverän und mit Ruhe sind alle daran, den laufenden Betrieb mit LUKiS zu dokumentieren und zu organisieren. 

In der LUKiS-Zentrale – sie ist quasi unser Raumschiff Enterprise – laufen nun die Vorbereitungen für die nächste Supportphase langsam an. Konkret sieht dies so aus:

• Die LUKiS-Zentrale bleibt wie geplant weiterhin rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche in Betrieb.
• Unsere 800 LUKS-Super-User werden verstärkt in ihren Abteilungen ihren Kernaufgaben nachgehen, bleiben aber in der Funktion als Super-User wichtige Supporter für ihre Teams.
• Die Epic-Floorwalker-Phase vor Ort ist wie gestern beschrieben beendet.
• Epic bleibt präsent via Direktkontakte und den Spezialisten im LUKiS-Team.
• Eine ganze Reihe von Hörsaal-Veranstaltungen für Teilprozesse ist für die nächste Zeit geplant.
• Verschiedene Teams kümmern sich um Prozesse und Abläufe, die noch nicht optimal laufen.

Ein Wort zur Gesamtorganisation unseres Spitals
Es gibt diese Szene, wo Captain Kirk, Chef des Raumschiffs Enterprise, seinen Commander fragt: «Spock, diese Kadetten von Ihnen, wie gut sind sie? Wie werden sie bei echten Schwierigkeiten reagieren?» Und Spock (ja, der mit den spitzigen Ohren): «So wie alle Lebewesen, jedes nach seinen Fähigkeiten.»
DAS war eines der genialsten Erlebnisse der vergangenen zwei Wochen in der Gesamtorganisation unseres Spitals – an allen Standorten und in allen Kliniken und Abteilungen: So viele Menschen, die alle – an ihrem Ort, in ihrer Aufgabe, in ihrer Funktion, mit ihren Fähigkeiten – ihr Bestes geben, ihr Bestes tun und mittragen. Danke.

Freitag, 4. Oktober 2019, 17:00 Uhr

Die beiden Teams «Medikationsprozess» und «SAP/Patientenverlegungen» präsentierten heute wie angekündigt die ersten Ergebnisse. Bei den Verlegungsthemen wird als Sofortmassnahme bei der Schulung und Information angesetzt. Dies löst das Schnittstellenproblem noch nicht, stärkt aber bei den Aufnahmeteams in den Kliniken die Übersicht und zeigt ihnen, wie sie bei Unklarheiten im System am besten vorgehen.

Medikationsprozess bleibt Schwerpunkt
Bei der Klärung des Medikationsprozesses wurde heute ein dreistufiges Vorgehen beschlossen. Eine Reihe von Sofortmassnahmen wird jetzt unmittelbar auf den Abteilungen umgesetzt. Als zweites sind Pilotbereiche identifiziert, bei denen nächste Woche Lösungen aufgesetzt und getestet werden. Und drittens wird bei diesem wichtigen Kernprozess ein Shadowing durchgeführt: Experten werden die Prozesse im Klinikalltag beobachten und mit den Klinikern überlegen, wie die konkreten Optimierungen aussehen könnten.

Phase der Epic-Floorwalker endet heute
Mit dem heutigen Freitag werden die Floorwalker zurück nach Hause an ihre Kliniken oder zu Epic reisen. Für uns waren das hochspannende Begegnungen mit erfahrenen «Epicern». Sie waren an allen Standorten auf allen Abteilungen unterwegs und haben unsere Leute beim Start in LUKiS / Epic tatkräftig unterstützt. Die vielen Kontakte werden weiter bestehen, die Zusammenarbeit ist verbindend – rund um den halben Globus. Wir beginnen zu realisieren, was es heisst, in einem grossen Know-How-Netzwerk gemeinsam gute Lösungen zu finden, und zwar solche, die lokal richtig und angepasst sind.

Erste Mini-Bilanz
Nach diesen intensiven ersten zwei Arbeitswochen in LUKiS ist jetzt – so gut es eben möglich ist in einem so grossen, voll besetzten Unternehmen – ein ruhigeres Wochenende vorgesehen. Unsere Leute in den Abteilungen haben es verdient. Es war anstrengend. Es war gut. Es gab Downs. Es gab Highlights. Wir sind auf dem Weg dorthin, wo wir hin wollen. Wenn sich alle 7000 Mitarbeitenden auf eine Aussage einigen müssten, wäre es vermutlich diese: Wir sind müde, aber LUKiS läuft.

Donnerstag, 3. Oktober 2019, 16:00 Uhr

Heute nur kurz: Prächtiger Herbsttag, kühle Frische – Tag der kühlen Köpfe, die sich unter Hochdruck in kleinen Schritten wichtigen Lösungen nähern. Oberste Priorität hat aktuell der Medikationsprozess. Ein weiteres Team klärt SAP-Schnittstellen rund um die interne Verlegung von Patientinnen und Patienten. Auf morgen Freitag werden erste Lösungen erwartet.

Besuch aus Brüssel
Während zweier Tage ist zudem eine kleine Delegation der Cliniques universitaires Saint-Luc – der grössten Klinik der belgischen Hauptstadt – hier bei uns am LUKS. Die Belgier planen ihren Go-Live im Juni 2020. Sie sind sowohl in den Kliniken und Abteilungen wie auch in der LUKiS-Zentrale unterwegs und wollen mehr über unsere Vorbereitungsarbeiten wissen. Das Universitätsspital Saint-Luc hat mit 5800 Mitarbeitenden und 900 stationären Betten eine ähnliche Grösse wie unser LUKS.

Mittwoch, 2. Oktober 2019, 20:00 Uhr

Intensive Arbeitsatmosphäre am ganzen LUKS. Zum einen auf der medizinischen Seite volles Programm in den Ambulatorien und bei der Behandlung der stationären Patientinnen und Patienten. Auf der anderen Seite sind verschiedene interdisziplinäre Arbeitsgruppen am Optimieren von Workflows. Dabei gilt es auch zu unterscheiden zwischen noch fehlender Routine und umständlichen Zwischenschritten, die es nun zu bereinigen gilt.

Die Aussensicht der Floorwalker
Diese Woche haben verschiedentlich Gespräche mit unseren Floorwalkern aus den Niederlanden und aus Dänemark stattgefunden; die meisten bringen mehrjährige Epic-Erfahrung aus ihren Kliniken mit. Die Rückmeldung:

• Das LUKS hat sich sehr gut vorbereitet.
• Die Mitarbeitenden sind in ihren Modulen überdurchschnittlich gut geschult.
• Die 24-Stunden-LUKiS-Zentrale samt den 800 Super-Usern auf den Stationen macht einen wirklich guten Job.
• Auf den Abteilungen wird von den Ärzten, Pflegenden und den weiteren medizinischen Fachkräften hochkonzentrierte, konstruktive Arbeit geleistet.
• Es ist völlig normal, was jetzt an Lernaufwand und Fine Tuning geleistet werden muss – das LUKS nähert sich seinem neuen KIS an.

Perfektionismus oder sind wir zu selbstkritisch?
Die positiven Rückmeldungen der erfahrenen Epic-Profis (Kliniker!) haben unseren LUKS-CEO Benno Fuchs veranlasst, einige Gedanken an die LUKS-Mitarbeitenden zu übermitteln: Grosses Merci an alle – wir sind gemeinsam in die richtige Richtung unterwegs. Das Glas ist halbvoll. Und wie er in seinem Blog auf COYO schreibt: «Darauf dürfen wir stolz sein und ich danke Ihnen vielmals dafür. Bleiben wir voll draa und erinnern wir uns gegenseitig an das mehr als halbvolle und nicht an das halbleere LUKiS-Glas. Sie und das LUKiS-Team haben sich dies verdient.»

Fortsetzung folgt.

Dienstag, 1. Oktober 2019, 18:00 Uhr

Technisch sind wir solide unterwegs. Bei den Prozessen besteht Klärungsbedarf. Verschiedene Workflows werden sukzessive angepasst. Im internen Kommunikationstool COYO sind die Top-Themen täglich aufgelistet. Zudem gibt es hier laufend Praxisinfos (Tipps & Tricks und mehr).

Supportorganisation wechselt zu LUKS
Die externen Floorwalker werden uns noch bis Freitag begleiten. Dann sollten wir soweit fit sein, um den Support selber zu stemmen. Die LUKiS-Zentrale ist weiterhin rund um die Uhr erreichbar. Es sind auch hier vor allem Anwenderfragen. Diese werden gesichtet und priorisiert zuhanden der Top-Themen-Liste und den Teams, die sich um Lösungen kümmern.

Die Stimme der Mitarbeitenden
Seit anfangs Woche haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre persönliche Sicht zu LUKiS digital oder im Briefkasten zu deponieren. Wie erwartet: Unsere Leute sind mit Elan in LUKiS gestartet und sind da und dort etwas frustriert, dass die Dinge noch nicht rascher laufen. Es ist so: Sie werden rascher laufen, wenn wir mehr Übung haben. Bis wir diese Übung haben, ist es anstrengend. So gesehen sind wir aktuell in der Phase Hamsterrad. Aber wie sagte doch gestern eine Kollegin im 6. Stock im Schoggiturm: «Ich bin begeistert von Epic und es ist noch kein Kind auf die Welt gekommen, das laufen kann».

Mehr Administration oder weniger?
Heute hat uns zudem der VPOD besucht (bewilligte Standaktion). Das ergab interessante Gespräche. Die Gewerkschaft wirbt übrigens auf dem Visitenkärtli mit dem Spruch «Digital und persönlich». Wir sind also alle in der gleichen Richtung unterwegs…

In dieser Lernphase hat uns das System da und dort noch ziemlich im Griff. Ziel ist, dass wir das System im Griff haben. Das läuft zum Glück in einigen Abteilungen schon erfreulich gut.
Wir sind und bleiben dran.

Montag, 30. September, 18:00 Uhr

Woche 2 mit LUKiS: Das System ist ausgerollt. Jetzt, wo wir bei der Nutzung in die Tiefe gehen, ergibt sich einiger Klärungsbedarf – im Besonderen bei LUKS-übergreifenden Prozessen und Schnittstellen. Diese Woche finden dazu verschiedene Hörsaalveranstaltungen zu Themen wie Ambulatorien oder Scanning statt.
Morgen Dienstag, am Ersten des Monats, werden zudem 141 neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Tätigkeit bei uns am LUKS aufnehmen. Die meisten von ihnen werden ebenfalls in den Kernprozessen des LUKS und damit mit LUKiS arbeiten. Sie werden sofort geschult, damit sie ihre individuelle Freigabe im System erhalten.

Feedbacks
Speziell freut uns das Feedback unserer Patientinnen und Patienten: Sie haben Geduld, wenn es einmal etwas länger dauert und sie staunen, wie viele Details und Sorgfalt in den Prozessen steckt.
Die Rückmeldungen aus den zuweisenden Praxen fallen unterschiedlich aus, was wir verstehen können. Für jede Praxis bedeutet LUKiS einen zeitlichen Initialaufwand, um sich darin zurecht zu finden und sich einzurichten. Zeit, die bei unseren externen Haus- und Fachärzten mit ihren vielfältigen Praxisaufgaben sowieso knapp ist. Doch wir sind überzeugt - nach dem Start liegen die Vorteile mit LUKiS auf der Hand: Sofort die LUKS-Berichte zu den eigenen Patienten zur Hand haben, rasch Zusatzinformationen erhalten, Zugriff auf alle Röntgenbilder haben und vieles mehr. Und das alles rund um die Uhr.

Support-Anpassung, Übergang an unsere Mitarbeitenden.
Die zweite Gruppe von Epic-erfahrenen Floorwalkern hat heute ihre Supportwoche am LUKS in Angriff genommen. Sie werden ihr Wissen sukzessive an unsere Super-User übergeben. Damit wird der Support mehr und mehr von LUKS-Mitarbeitenden übernommen.

Die temporären Floorwalker und die neuen Mitarbeitenden heissen wir am LUKS herzlich willkommen.

Samstag, 28. September 2019, 19:00 Uhr

In der LUKiS-Zentrale heute relativ ruhiger Tag ohne spezielle Vorkommnisse. Die Anwenderperspektive ist natürlich eine andere: Wer selber irgendwo im digitalen Dokumentieren nicht weiter kommt, der hat sein spezielles Vorkommnis - auch heute. Die gute Nachricht: Super-User und Call-Center helfen rund um die Uhr weiter.
Auf verschiedenen Stationen herrscht Hochbetrieb. Zudem sind viele Besucher im Haus unterwegs. Die LUKiS-Zentrale bereitet die nächste Supportwoche vor. Das LUKS wünscht allen Patienten und ihren Angehörigen, den Mitarbeitenden und ihren Familien und allen interessierten Bulletin-Lesern einen schönen Herbstsonntag.

Freitag, 27. September 2019, 18:00 Uhr

Aus dem Plan, den Go-Live auf die erfahrungsgemäss «patientenschwächste» Zeit des Jahres zu legen, ist nichts geworden: Das LUKS ist fast voll belegt. Dies ist für die Mitarbeitenden eine zusätzliche Herausforderung. Der vor eineinhalb Jahren beschlossene Ferienstopp für die Wochen nach Go-Live hatte damals für mächtig Wirbel gesorgt – heute sind wir froh um diese Verstärkung auf den Abteilungen. Es zeigt sich, dass das kollektive Lernen des neuen Systems und das Abstimmen der Abläufe über den gesamten Betrieb hinweg einfach seine Zeit braucht.

Erste Floorwalker reisen ab; Wochenende ohne Ambulatorien, jedoch mit hoher stationärer Auslastung
Nach dieser intensiven ersten Woche reisen die meisten Epic-Floorwalker heute zurück in die USA und nach Grossbritannien. Ab Montag wird uns eine neue Gruppe unterstützen. Gestern und heute haben unsere Super-User versucht, noch möglichst viel Know-How von den bisherigen Floorwalkern zu ergattern. Nach der intensiven Startwoche geht es auch übers Wochenende in vielen Abteilungen ebenso arbeitsintensiv weiter. Die LUKiS-Zentrale steht selbstverständlich auch übers Wochenende rund um die Uhr für Supportleistungen bereit.

Einige Zahlen zur Startwoche
In den ersten 150 Stunden nach Go-Live sind bei der LUKiS-Zentrale 6932 Incidents gemeldet worden. Davon konnten nach der Priorisierung 4207 gelöst werden, was rund 61 Prozent entspricht. 23 Prozent der Meldungen sind beim Call-Center, 71 Prozent im Selfservice über das Ticketsystem eingegangen. Mit Abstand am meisten Anfragen wurden am Montag verzeichnet, dem ersten Tag in Vollbetrieb (Ambulatorien am Wochenende geschlossen). Die meisten Meldungen kommen jeweils am Morgen zum Schichtbeginn und am frühen Nachmittag. Mittlerweile zeigt sich, dass die Fragen vor allem die konkreten Arbeitsabläufe und Schnittstellen (Geräte und Organisation) betreffen. In den vergangenen zwei Tagen wurden die Themen gebündelt und klärendes Informationsmaterial erstellt.

Dank
Die Geschäftsleitung war sich der Komplexität der Einführung eines digitalen Gesamtsystems immer bewusst. Sie ist beeindruckt vom Teamgeist und der Parforce-Leistung der Organisation. Ein grosses Danke geht nach den ersten bald 7 Tagen an alle Mitarbeitenden für ihren ausserordentlichen Einsatz.

Donnerstag, 26. September, 18:00 Uhr

Der gestrige Tag hat gezeigt, dass wir die nächsten Tage vor allem dazu nutzen müssen, verstärkt zur gemeinsamen Alltagsroutine zu finden. Wir wussten, dass dies für unser Spital eine besondere Herausforderung sein wird, weil bisher alle Abteilungen in grosser Autonomie viele Prozesse selber organisiert hatten. Digitalisierung heisst nicht zuletzt, dass wir über das gesamte Unternehmen hinweg Gleiches gleich lösen. Das war uns allen aus den vielen Vorbereitungsmeetings und den Schulungen natürlich bewusst. Wir wussten um diese entscheidende Veränderung – jetzt bauen wir sie in unsere Arbeit ein.

Prozesse nochmals (er)klären, abbilden, diskutieren
In einem ersten Schritt sind heute die wichtigsten gemeinsamen Prozesse nochmals vereinfacht zusammengestellt worden. Es werden dazu Info-Plakate für alle Dienstzimmer erarbeitet, Videos erstellt etc. Ergänzend hat soeben eine sehr gut besuchte Hörsaalveranstaltung stattgefunden. Wir sind auf gutem Weg quer durch die digitale Grossbaustelle. Will heissen: Unser gemeinsames Lernen funktioniert. Und es gibt noch viel zu tun.

Mittwoch, 25. September 2019, 18:00 Uhr

Was für ein Tag. Zum Auftakt wurde gestern spätabends unser System plötzlich seeehr langsam. Nach einer guten halben Stunde war der Spuk vorbei und die Programme liefen im normalen Tempo in die Nacht. Ein Spezialistenteam hat sich dann zusammen gesetzt, das Problem analysiert und behoben.

Das neue System lernen
Heute schliesslich gab es viele Anrufe aus den Abteilungen mit der Frage «Wie geht dies und jenes schon wieder?». Trotz Schulung konnten schwierige Schnittstellen da und dort nicht nahtlos im gewohnten Tagesablauf bewältigt werden, weil die Routine noch fehlt oder bestimmte Zuständigkeiten noch nicht ganz klar sind. Oder weil schlicht und einfach etwas Kleines klemmt. Das eine und andere Team stellte sich die Frage: Kurz auf Papier ausweichen und die Informationen «später» in Ruhe ins System einpflegen oder sich im Moment in der noch ungewohnten Umgebung durchbeissen?

Gute Feedbacks, interessierte Fragen
Von den Patienten hören wir viel Positives. Wenn es Wartezeiten gibt, dauern diese meist nur kurz. Unsere umsichtigen Teams werden geschätzt. Das tut uns allen gut. Schlussendlich geht es bei unserer Arbeit in der Medizin und Pflege immer um eines: Um unsere Patienten – die im Übrigen interessiert Fragen zu LUKiS stellen. Für sie gibt es einen speziellen Patientenflyer.

Fazite dieses Tages

1. Wir lernen täglich dazu. Lernen ist nicht immer einfach. Wir sind dran! Ein grosser Dank geht von der LUKiS-Zentrale an alle Mitarbeitenden in den Abteilungen und an allen Standorten – genial, wie alle einander weiter helfen.
2. Gerade in Umbruchsituationen wie jetzt ist es wichtig, dass wir einander in der täglichen Arbeit richtig verstehen. Das A und O ist hier die verbale Kommunikation: Aufgaben übernehmen, rückfragen, bestätigen, klären.

Dienstag, 24. September 2019, 17:00 Uhr

LUKiS schläft nie. Auch in der Nacht auf heute Dienstag waren wieder rund 80 Personen in der LUKiS-Zentrale im Einsatz, haben Anfragen beantwortet, Tickets verarbeitet und Programmoptimierungen vorgenommen.

Wie ist der zweite Tag mit LUKiS bei Vollbetrieb des Spitals verlaufen?
Es sind viele neue Tickets und Meldungen eingegangen. Bis heute 13.00 Uhr haben wir seit dem Start von LUKiS total 2'960 Anfragen (telefonisch und elektronisch) erhalten. Mehr als die Hälfte davon konnten bereits erledigt werden, weitere 600 sind in Bearbeitung. Die LUKiS-Zentrale arbeitet effizient und konzentriert, um die LUKiS-Anwender optimal und zeitnah zu unterstützen.

Coyo im Aufwind – und Kompaktinformationen live im Hörsaal
Unser digitales Kommunikationstool Coyo wird immer beliebter. Heute waren erstmals gegen 2'000 User auf der Plattform eingeloggt. Erstmals seit Go-Live wurde heute eine Mitarbeiterveranstaltung durchgeführt, wo Tipps und Tricks live demonstriert wurden. Der Hörsaal war fast voll – Fortsetzung folgt bestimmt.

Die Einführung verläuft im Grossen und Ganzen ruhig und geordnet. Wir sind auf Kurs.

Montag, 23. September, 17:00 Uhr

Nach dem Start von LUKiS am frühen Samstagmorgen verlief das Wochenende so, wie wir es erwartet hatten: Auftretende Fragen wurden systematisch erfasst und Lösungen ausgearbeitet. Gesamthaft ist der Start gut gelungen.Gespannt waren wir auf den heutigen Montag. Erstmals arbeiten alle Kliniken und Ambulatorien (sind am Wochenende geschlossen) mit LUKiS. Eine Bewährungsprobe für alle. Vormittags um zehn Uhr wurde erstmals die 2'000er-Marke gleichzeitig eingeloggter Benutzer in LUKiS erreicht.
Die LUKiS-Zentrale behandelte heute viele Meldungen, welche Schnittstellen, Geräte und Logins betreffen. An einige neue Prozessabläufe müssen sich die Abteilungen noch gewöhnen und Routine gewinnen – das braucht Zeit.

Effizientes Ticketmanagement
In den ersten bald 60 Stunden wurden 600 telefonische Beratungen durchgeführt und knapp 1'000 Meldungen (Tickets) von Mitarbeitenden verfasst. Davon konnten bereits über 700 abgearbeitet werden. Zusätzlich waren Super-User und Floorwalker an allen Standorten im Einsatz. Viele Themen werden direkt im neuen Kommunikationstool COYO diskutiert: Bisher gibt es 294 Team-Workspaces und 27 Infoseiten zu Modulen und Fachbereichen. 
Die Stimmung unter den Mitarbeitenden ist gut. Herzlichen Dank an alle für den grossen Einsatz und den unglaublichen Elan.

Sonntag, 22. September, 17:00 Uhr

Ruhe vor dem Sturm morgen Montag, wenn wir bei Vollbetrieb zu Wochenbeginn wirklich sehr viele Fragen und Tickets unserer Mitarbeitenden erwarten. Unsere vielen Ambulatorien hatten ja übers Wochenende wie üblich geschlossen. 

Samstag, 21. September, 17:00 Uhr

Seit heute früh, wie geplant um 03:00 Uhr, sind wir mit LUKiS live. Unsere neue digitale Arbeitsplattform läuft jetzt an allen Standorten. Da und dort kleine Startschwierigkeiten: Einige Etikettendrucker streikten, einige Mitarbeiter konnten sich nicht auf Anhieb einloggen und da und dort hat eine Schnittstelle geklemmt. Heute Morgen konnten die Patienten telefonisch nur via Zentrale direkt erreicht werden, mittlerweile konnte dies behoben werden. Unsere 90-köpfige Einsatzzentrale konnte die meisten Tickets abarbeiten.